Versi: 1.0 · Update: 2026-05-21 · Owner: Customer Service / Admin Pendaftaran
Memastikan setiap pasien yang datang disambut, diidentifikasi, dan terdaftar di Assist EHR (Electronic Health Record — sistem rekam medis digital) secara akurat — sehingga alur pelayanan berjalan dan klaim asuransi tidak ditolak karena kesalahan input.
Staf Customer Service (CS) / admin pendaftaran, setiap kali ada pasien datang ke klinik.
Sambutan — Saat pasien mendekati meja, berdiri atau condongkan badan ke depan. Kontak mata dalam 3 detik pertama. Ucapkan: "Selamat [Pagi/Siang], selamat datang. Ada yang bisa saya bantu?"
Skrining visual gawat darurat — Sambil menerima kartu identitas, nilai kondisi pasien: sesak napas, pucat, lemas, tidak responsif?
Identifikasi tipe pasien:
Input / Update data di Assist EHR:
Pasien Baru:
Pasien Lama — khusus update ke SHE:
Pilih dokter dan poli tujuan — pastikan nama dokter yang dipilih benar sebelum klik konfirmasi.
Aktivasi antrean — ubah status pasien menjadi "Waiting". Verifikasi baris nama pasien berubah warna menjadi Ungu. Jika tidak berubah Ungu: status belum tersimpan, ulangi.
Closing service — serahkan kartu identitas dan nomor antrean dengan kedua tangan. Informasikan: "Pendaftaran sudah selesai. Saat ini ada [X] antrean di depan Bapak/Ibu, estimasi tunggu sekitar [Y] menit. Silakan menunggu di area tunggu."
Siapkan:
Lakukan:
Jangan lupa:
| Pitfall | Mengapa | Solusi |
|---|---|---|
| Salah pilih jenis penjamin (misal: input MHC padahal SHE) | Input dilakukan terburu-buru tanpa verifikasi kartu | Baca nama penjamin di kartu, cocokkan dengan pilihan di sistem sebelum klik simpan |
| Status pasien tidak berubah Ungu setelah klik Waiting | Koneksi lambat atau klik tidak tersimpan | Refresh halaman, cek status ulang — jangan anggap selesai sebelum warna Ungu muncul |
| Menyebutkan nomor HP / alamat pasien keras-keras | Kebiasaan konfirmasi data secara verbal di area terbuka | Tunjukkan layar ke pasien untuk konfirmasi, atau bisikkan — jangan broadcast |
| Estimasi waktu tunggu terlalu optimistis | Menghindari reaksi negatif pasien sesaat | Jujur lebih baik: pasien marah karena menunggu lebih lama dari yang dijanjikan jauh lebih buruk |
| Meja ditinggal kosong tanpa pemberitahuan | Staf keluar untuk keperluan lain tanpa serah terima | Koordinasikan pengganti atau pasang tanda sebelum meninggalkan meja |
| Situasi | Tindakan |
|---|---|
| Pasien tidak membawa KTP / kartu asuransi | Gunakan identitas lain yang dapat diverifikasi (SIM, KK). Catat keterbatasan ini di field catatan Assist EHR |
| Sistem Assist EHR lambat / tidak bisa login | Catat data pasien manual sementara, segera hubungi PJ IT / admin sistem |
| Pasien asuransi tidak tercantum dalam sistem | Untuk SHE: hubungi Pak Gunawan. Untuk MHC/Nayaka: ikuti SOP masing-masing |
| Pasien complain antrean terlalu lama | Dengarkan, validasi, informasikan estimasi realistis. Jika tidak bisa diselesaikan → eskalasi ke perawat koordinator atau manajer |
| Dua pasien dengan nama mirip / sama | Verifikasi dengan NIK dan tanggal lahir — jangan gunakan nama saja |
| Versi | Tanggal | Perubahan |
|---|---|---|
| 1.0 | 2026-05-21 | Dokumen awal — konversi dari SOP Penerimaan & Pendaftaran Pasien |